Soll eine Agenda erstellt werden, soll eine solche Agenda Veränderungen einläuten, so muss diese im Vorfeld sehr gut geplant sein und es darf eigentlich nichts dem Zufall überlassen werden. Neben der zeitlichen Koordinierung der Erstellung und der Themenübersicht wird eine Agenda meist von sogenannten Arbeitskreisen unterstützt. Arbeitskreise erstellen im Vorfeld Angaben zu den Themen der Agenda, sie können durch Fachwissen verschiedenste Punkte genau beleuchten. Dabei kommen nicht nur ein oder zwei Mitarbeiter zum Tragen, ein Arbeitskreis besteht zumeist aus mehreren Mitarbeitern, die sich ganz gezielt in der Gemeinschaft, in der offenen Kommunikation untereinander der Agenda widmen. Die Vorgaben für eine Agenda werden in solchen Arbeitskreisen oftmals ermittelt und überhaupt erst festgelegt. Die Agenda besteht zu Anfang aus einer Idee, einem Grundgerüst. Die Aufgabe von Arbeitskreisen ist das Füllen dieses Grundgerüstes und das Erstellen von sinnigen und logischen Vorgaben. Nur so können sich Mitarbeiter später über diese Vorgaben austauschen und dann gezielte Maßnahmen für die Agenda einleiten.
Bei der Erstellung eines Arbeitskreises sollte fast schon penibel darauf geachtet werden, dass die Mitarbeiter sich in dem Gebiet sehr gut auskennen und dass sie über eine gewisse Erfahrung verfügen. Denn ein Arbeitskreis gibt eine gewisse Richtung vor und dieser Richtung kann man folgen oder nicht. Sinnvoll und effektiv ist es natürlich, wenn man dieser Richtung folgen kann und wenn die weiteren Schritte auf den Vorgaben der Arbeitskreise beruhen. Zeitlich gut koordinierte Arbeitsweise und themenorientierte Arbeitskreise können das Erstellen der Agenda vereinfachen, beschleunigen und zum Erfolg dieser Agenda maßgeblich beitragen und sie sogar in gewisser Art und Weise beeinflussen.