Unter der Bezeichnung „Agenda“ sind viele Aktionsprogramme bekannt bzw. im Allgemeinen werden Aktionsprogramme seit Mitte der 1990er Jahre sogenannt. Eine Agenda ist immer etwas Großes, teilweise etwas Einschneidendes und Bedarf einer sehr genauen und guten Planung. Nicht nur viele Köpfe arbeiten an einer Agenda, es sind auch viele Gesprächsrunden, viele Absprachen notwendig, ganz allgemein ist eine enorme Kommunikation zwischen allen Beteiligten das wichtigste im Vorfeld. Und so wird es im Vorfeld auch Meetings geben – Treffen, die von entscheidender Bedeutung sind und ohne die eine Agenda nicht durchgeführt werden kann. Es gilt, im Vorfeld alle Dinge zu besprechen und zu erörtern. Eine Agenda wird nicht einfach nur von einer Person beschlossen; sie ist ein Zusammenspiel von vielen Menschen aus den verschiedensten Bereichen.
Mithilfe von vielen Meetings kann eine solche Absprache und eine intensive Kommunikation stattfinden und man kann gemeinsame Lösungen finden, man kann sich gemeinsam über Standpunkte austauschen und die jeweiligen Meinungen zu den verschiedenen Aktionen einholen. Da eine Agenda meistens sehr komplex ist, sind viele Mitarbeiter und Spezialisten aus den verschiedensten Bereichen an ihr beteiligt. Genau deswegen sind viele Meetings im Vorfeld einer Agenda notwendig, um so jeden Standpunkt und jeden Fortschritt aus den einzelnen Abteilungen und Sachgebieten zu erörtern. Eine Kommunikation muss in diesen entscheidenden Dingen unbedingt in einem Meeting stattfinden, Telefonkonferenzen oder Ähnliches sind für eine Agenda großen Ausmaßes eher nicht geeignet. Nur im Zusammenspiel aller an der Agenda arbeitenden Mitarbeiter, kann es gelingen, diese zufriedenstellend zu gestalten, so zu gestalten, dass kaum Fragen aufkommen und dass alle Bereiche der Agenda auch abgedeckt sind.