Die Vorbereitung einer Konferenz bedeutet immer eine aufwendige Logistik. Es müssen unterschiedlichste Teilnehmeranforderungen auf einen Termin und eine Location abgestimmt werden, und die Teilnehmer möglichst noch im Vorfeld mit allen notwendigen Informationen versorgt werden. Am Konferenzort ist eine Konferenzmappe wichtig, die den Teilnehmern nicht nur alle erforderlichen inhaltlichen Unterlagen zur Verfügung stellt, sondern auch den organisatorischen Ablauf unterstützt. Damit die Teilnehmer sich leichter orientieren können, ist eine einheitliche Optik der technischen Unterlagen wie z. B. Zimmerreservierung, Parkscheine oder Teilnehmerkarten, wie sie das System von DURABLE bietet, äußerst hilfreich. Das hochwertige System kann zudem auch den individuellen Bedürfnissen angepasst werden. DURABLE Namensschilder beispielsweise gibt es in mehreren Ausführungen, aber immer in der gleichen visuellen Erscheinungsweise.
Inhaltsverzeichnis:
Inhaltliche Unklarheiten beeinträchtigen die Organisation
Aber selbst wenn im organisatorischen Bereich alles perfekt ist, kann ein inhaltliches Dokument alle Vorbereitung durcheinanderbringen: die Tagesordnung. Abläufe und Servicezeiten sind an dem Zeitplan, der sich aus diesem Dokument ableitet, ausgerichtet, und jede Veränderung bedeutet erhöhten Aufwand. Das kann bis zur Überschreitung der Kalkulation führen, wenn neue Servicezeiten, mehr Personal oder eine erweiterte Konferenztechnik notwendig wird. Die Teilnehmer haben das Recht, eine Tagesordnung zu verändern, da für sie die Inhalte der Konferenz im Vordergrund stehen. Welchen technischen oder organisatorischen Aufwand das nach sich zieht, ist für die Beschlussfassenden nebensächlich und meist auch überhaupt nicht klar. Deswegen versucht jeder Veranstalter einer Konferenz, die Tagesordnung im Vorfeld mit allen Teilnehmern abzustimmen. Das Mindeste, was bei der Einladung beiliegen muss, ist die Aufforderung, Änderungswünsche an der Tagesordnung bis zu einem bestimmten Termin mitzuteilen, damit die Organisation am Konferenzort nicht mit akuten Konsequenzen konfrontiert wird.
Fachkundige Referenten sind besonders wichtig
Während man mit Teilnehmern in der Regel so verfahren kann, sind die Referenten ein wesentlich heikleres Thema. Denn sie sind die Stars der Konferenz und oft nicht mit der Sichtweise des Veranstalters einverstanden bzw. können Termine der Tagesordnung nicht halten. Hier helfen nur ständiger Kontakt und eine kluge Vorauswahl.